经营管理

龙钢公司迈入数字化档案管理新阶段

“太好了,这个数字档案系统简直太方便了。”当龙钢公司炼钢厂技术员阮龙在电脑上用自己的工号快速查阅到要找的图纸电子文件后兴奋地说道。

“近期,龙钢公司档案室对1958年以来保存的所有工程基建图纸、设备随机资料、文件、照片等进行了数字化,公司全体人员都可通过自己的工号登录系统检索、查阅资料,如果有下载、打印需求,还可申请赋权……”档案室工作人员程娟琴介绍道。

“那要是提供不出要找档案具体信息怎么办?”

“没关系,你可以通过全文检索功能,弥补掌握信息不全的缺陷,更有二级检索做辅助,能实现快速、精准查询。”

“太好了,有了这个系统,我们再也不用为了一个数据专程跑到档案室跑,更不会因为掌握的信息不全,整夜地查找纸质档案资料了。”

这个让技术员阮龙大加赞赏的系统正是龙钢公司档案室日前正式运行的数字档案管理系统。

据了解,龙钢公司前期已投资30余万元,对1958年以来使用频次较多的档案进行了数字化加工。本次启用的数字档案管理系统是充分激发数字化加工效能、激活档案资源、节约保管和查阅费用、提升档案利用效率的配套系统。该系统创新研发了全文检索功能、OA办公平台一键赋能审批、水印追溯等个性化功能,不仅保障了档案电子浏览的安全性,还实现了档案系统与OA办公系统的无缝衔接,实现文书、合同等档案收集、移交、归档、流程审批等一体化操作、一键存档。同时,干部员工可在系统提供的平台上管理自己单位的文件、图纸等各类有保管价值的资料、文件等,规避了因人员更换或者办公地点变动而造成的资料遗失,还最大限度地确保各类档案齐全、完整、准确地自动化、一键移交归档,提高了档案管理效率,为企业治理能力现代化提供更好的服务和历史支撑筑牢了基础、提供了保障。(龙钢公司 程娟琴)